Sapevate che ci sono errori dai quali non è possibile tornare indietro?

Nel mondo del business, c’è un mezzo tanto amato quanto odiato che si chiama “casella di posta elettronica”.

La casella e-mail - per essere più smart - è utilizzata in molteplici settori e ambiti e non solo nel mondo degli affari e tale strumento ha fatto molti più danni della grandine. Ironia a parte - lasciateci almeno questa visto il momento storico-politico-sociale - la risposta ai messaggi di posta richiede molta lucidità ed impegno, al punto che in caso di errore, alcune figure sono state messe alla gogna o al rogo, come ricorda la famosa vignetta di Harry Bliss pubblicata sul New York Times.

Bliss ha raffigurato un impiegato messo al rogo per aver risposto ad un messaggio mediante la funzione “rispondi a tutti”.

 

Cosa da poco? A quanto pare no.

Da una ricerca sostenuta da parte di Adobe - “Adobe Email Usage Study”, si nota che ad oggi, nonostante la mole di informazioni che arrivano via chat, social, tv e altri canali, anche personalizzati in relazione ai gusti dell’utente, il mezzo email continua ad essere il più consultato nel quotidiano.

Si controllano le proprie caselle, di lavoro o personali, mentre si guarda la tv, quando si è a letto, durante le riunioni di lavoro, durante i pasti, mentre si guida - ahimè! - e in bagno.

Nessun posto è esente al check continuo della casella.

 

Tuttavia, questa abitudine a controllare chi ci scrive, ci porta spesso ad essere poco attenti sul come si scrive.

O meglio: tendenzialmente siamo molto attenti agli errori degli altri e questo atteggiamento a tratti saccente, non ci permette di scendere dal trono e migliorare la nostra modalità di scrittura e dialogo. A tutti gli effetti, comunicare è una vera e propria arte tenendo conto che nella comunicazione scritta ci sono molteplici fattori che giocano a sfavore della comprensione, come la presenza di uno schermo, che divide emittente e destinatario, la difficoltà nel formulare un corretto messaggio, in modo da essere compresi e non fraintesi, la non possibilità di utilizzare la comunicazione non verbale come sensi, mimica facciole e gesti, rende il processo di codifica e decodifica del messaggio alquanto complicato.

 

Esistono delle regole di Business Communication che potrebbero essere utili per non finire al rogo o per attirare l’attenzione in modalità negativa all’interno della tua azienda.

Agli amanti delle comunicazioni in inglese segnaliamo la Business Etiquette di Barbara Patcher - libro interessante dal costo decisamente sostenibile: https://www.amazon.it/dp/0071811265?linkCode=gs2&tag=busines0d-21

 

A seguire elenchiamo le nove regole di una buona stesura della mail secondo il Presidente di Google, Eric Schmidt:

1) Risposte celeri - soprattutto per chi fa parte di team;

2) Chiarezza e sintesi. Troppe parole non aiutano la comunicazione;

3) Organizzare la casella mail secondo categorie e stabilire una priorità per non controllare gli stessi messaggi più volte;

4) LIFO (Last in first out) e OHIO (Only Hold It Once). Gestire il messaggio una sola volta e dare priorità ai messaggi più recenti. Se ci sono messaggi arretrati, ci sarà un motivo per il quale non sono stati ritenuti di importanza immediata;

5) Condividere nel breve tempo i contenuti con le persone giuste;

6) Utilizzare la modalità “destinatario in copia nascosta” solo se la comunicazione lo richiede. In alternativa rendere la condivisione pubblica o evitare di appesantire terzi con numerose e-mails;

7) Evitare i caratteri maiuscoli, sono indice di aggressività;

8) Se dovete seguire un progetto via mail e dovete dare istruzioni, fate appello al punto due: siate chiari;

9) Rendere le e-mail facilmente reperibili e rintracciabili, alcune volte, anche con l’uso invio o l’utilizzo di parole chiave.

Seguono altri preziosi suggerimenti di esperti del settore, curati da Vanity Fair:

 

Flavia Baldassarri, docente alla Facoltà di Scienze della Comunicazione all’Università di Perugia

«Il buongiorno si vede dal mattino. L’attacco dell’e-mail è il suo biglietto da visita. Quindi occhio a non scadere nel ridicolo con il vaghissimo “Salve”; “spettabile”, poi, è micidiale. “Caro” può suonare troppo confidential. Suggerisco sempre di usare il sobrio “Gentile” che oggi ben si adatta sia agli uomini che alle donne. Lo stile deve essere quello del "plain language", semplice, che non significa povero o incolto. Uno stile naturale, prossimo al parlato. Rapido, efficace».

 

Alessandro Dattilo, giornalista e scrittore è autore di "Scrittura Vincente!" (Mondadori)

«In caso di documenti allegati, l’email deve servire da introduzione: per una massima comprensione, è opportuno infatti anticipare l’argomento di ciò che stiamo allegando. Per confezionare un’email chiara e leggibile possiamo lasciare una doppia spaziatura tra i paragrafi, usare (con parsimonia) qualche neretto, utilizzare il campo “oggetto” con parole specifiche e non generiche. Consiglio personale? Ripetere il nome della persona sia nei saluti iniziali che in quelli finali».

 

Beatrice e Davide, copywriter e web designer di webhouseit.com

«Quando scriviamo una mail dobbiamo stare attenti al “tono di voce”. Chi legge potrebbe non capire se stiamo dando una raccomandazione o un ordine e potrebbero crearsi fraintendimenti. Per questo, quando abbiamo finito di scrivere, è meglio rileggere immedesimandoci nel nostro corrispondente. Meglio comunque sempre lasciare i nostri contatti telefonici alla fine: se ci fosse bisogno di chiarimenti...».

 

Marco Ottomano Palmisano, coordinatore scientifico del Centro Internazionale Alti Studi Universitari di Bari

«Evitare di utilizzare un nickname come indirizzo di posta, è fondamentale. Le mail vanno progettate, rilette e corrette. Niente che porti via più di mezz’ora, ma pensare che qualunque email possa essere scritta in cinque minuti solo perché si tratta di una mail, è un grave errore».

 

Francesca Caricchia, executive director di Michael Page, Human Resources

«Anche da un’email può emergere la vostra personalità. Le parole e il tono che scegliete comunicano la vostra creatività, la gentilezza, l'energia o la precisione. Mail dove si tergiversa invece di andare dritti all’obiettivo possono denotare insicurezza, mail con qualche errore o scelte di parole non accurate denotano superficialità o confusione mentale, parole troppo ricercate una certa puntigliosità. Insomma, il nostro modo di scrivere parla di noi».

 

Luisa Carrada, gestisce il sito mestierediscrivere.com

«Il primo errore è scrivere un'email troppo lunga per il minuscolo schermo dello smartphone, dove ormai leggiamo praticamente tutto. Un'email breve e precisa si legge meglio ed è consigliabile spaziare bene i paragrafi e scrivere in grassetto le informazioni chiave. Le premesse non servono: la cosa più importante - la richiesta, una scadenza -  deve stare al primo posto, leggibile nelle prime righe».

 

Emiliano Ricci, scrittore e docente di “Teorie e tecniche dei nuovi media” all’Università di Firenze

«Bisogna sempre controllare attentamente l’ortografia e la sintassi. Siamo abituati a usare la posta elettronica come una “chat al rallentatore”, ma non è così. Le e-mail si archiviano, si inoltrano, si stampano. Un’e-mail sgrammaticata toglie autorevolezza a chi la scrive. Evitare giri di parole e spiegare i motivi del messaggio nelle prime righe. I nostri lettori - superiori, colleghi, collaboratori - non hanno tempo da perdere».

 

Flavio Pacini, consulente web marketing

«Mai trattare troppi argomenti nella stessa mail. Se non sono strettamente collegati, trattali con e-mail diverse, conviene. Parti con un "Oggetto" specifico, chiaro e se possibile inconsueto. Nella prima frase spiega ciò che hai introdotto con l'oggetto».

 

Best Relation Set!

Misura la relazione della tua azienda o di te stesso nei confronti di terzi.

Modificare il modo di comunicare con gli altri è uno dei tanti modi per crescere a livello professionale.

Per misurare quanto la tua modalità di creare relazioni sia funzionale, è possibile chiedere aiuto al modulo di ricerca Best Relation Set dell’Istituto di ricerca Brix Smart Research.

 

Best Relation Set verifica lo stato di soddisfazione del cliente rispetto alla relazione con l’azienda. È utile per monitorare il livello di fidelizzazione e coinvolgimento del cliente con il brand. Si impiega sulla clientela acquisita (clienti attivi o dormienti) per valutare e misurare:

  • il livello di soddisfazione del cliente nel tempo
  • la percezione dell’azienda da parte del cliente fedele
  • la capacità dell’azienda di gestire la relazione con il cliente
  • l’evoluzione del rapporto con il cliente

 

Comunicare bene è il giusto modo per tessere relazioni di valore.

Per informazioni o consulenze è possibile scrivere al seguente indirizzo: info@brix-research.com, esperti ricercatori sapranno darti le risposte che cerchi.

 

 

Articolo a cura di Fabiana Ielacqua - Redazione Brix Smart Research